A heti humoradag ebben a cikkben található.

...avagy a felesleges tevékenység mibenléte csak nézőpont kérdése. :)

Forrás: flood.blog.hu

Mit lehet erre a cikkre mondani? Azt, hogy az a bolt, ahol kötelező presztízsokokból jelentős készletet tartani a legdrágább termékekből, miközben az "olcsóbbakat" se igen viszik, ne csodálkozzon, ha be kell zárnia.

Azt írják ebben a cikkben, hogy "a cégek jelentős része a hatósági előírások kijátszásával, bejelentés nélküli munkaerővel, a védelmi előírások mellőzésével próbál versenyelőnyhöz jutni."

Ahogy a legnagyobb munkaügyi bírságokat kapott cégek listáját elnézem, van köztük egy-kettő, ami fennen hirdeti, hogy náluk a legnagyobb érték az ember.

Talán még a leant is "bevezették" némely helyen. Vagy inkább nem, mert ahol a védelmi előírások mellőzésével kívánnak versenyelőnyhöz jutni, ott biztosan nem lean semmi, még papíron sem. Papíron leannek lenni amúgy sincs semmi értelme, hiszen a lean nem ISO szabvány, nem HACCP, aminek a meglétét ellenőrzik, vagy auditálják.

A leannek az a lényege, hogy belső késztetésből állsz neki csökkenteni a veszteségeidet, mert az NEKED jó, és nem az auditoroknak (és persze a vevőidnek is jó, de még mennyire!). A lean életmódra való áttérésért nem adnak oklevelet, se plecsnit. Eredménye viszont a céged jobb közérzete, olcsóbb termelés, szolgáltatás, a folyamatos és gyorsabb munkavégzés lehetősége. Ahogy a sovány ember energikusabb és jobban érzi magát a kövér embernél, úgy energikusabb és érzi jobban magát a karcsú cég a kövér cégnél. És EZ az igazi versenyelőny.

Ez a poszt lesz valószínűleg a legrövidebb a Bevezetés a veszteségek világába sorozatban, ugyanis a selejt az egyik, ha nem az egyetlen veszteségtípus, ami mindenki számára megfogható és azonnal érthető.

Selejt az, ami nem olyan, amilyennek lennie kell. Ez ilyen egyszerű.

Ha valaki olvassa a Tékozló Homár fogyasztóvédelmi blogot, szinte csak olyan panaszokkal találkozhat, amik selejtes termékkel, szolgáltatással kapcsolatosak. Visszaköszönő kifejezés termékek esetén a "nem működik" kifejezés, szolgáltatásoknál a "késik" (futár, ebéd az étteremben, vonat), "nem olyan, mint a képen" (szoba a szállodában), "ízetlen" (ebéd az étteremben), "fantomtartozás" (félresikerült - félmilliós - villanyszámla), és még számtalan másik. Ezek közül van, amit lehet orvosolni, például a fantomtartozásról valószínűleg kiderül, hogy rendszerhiba, és nem kell kifizetni; és van amit nem: a késő vonatot, és az emiatt lekésett fontos találkozót semmilyen módon nem lehet meg nem történtté tenni.

Külön témakör az egészségügy, ahol egy-egy selejt, azaz téves diagnózis, félrekezelés akár az életünkbe is kerülhet.

A selejtes termékek, szolgáltatások gyártásának, nyújtásának elkerülésére a leannek vannak eszközei, ilyen például az elsőre jót filozófia, a pokayoke avagy "bolondbiztos" gyártás, vagy a standardizálás. De a legtöbb esetben, főleg szolgáltatásoknál már az is sokat segít, ha megpróbáljuk lecsökkenteni a többi veszteségfajta mennyiségét, főleg a várakozásét.

Szöveg nélkül. :)

Megint egy olyan poszt, amiben két veszteségfajtát érintek egyszerre, a készletezést és a túltermelést. 

Ennek az az oka, hogy azon a területen, ami engem a lean szempontjából a leginkább érdekel, (az irodák, a szolgáltatások és a háztartás) a kettő néha összefügg, vagy a kettő közül valamelyik nem vagy nehezen értelmezhető. Például szinte biztos vagyok benne, hogy a mai magyar egészségügyben a készletezés (túl sok készlet) egyáltalán nem okoz gondot, sőt, inkább az a probléma, hogy nincs készlet semmiből, nincs gyógyszer, kötszer, műszer, néha még személyzet sem.

A túltermelést a lean szakirodalom a legrosszabb veszteségfajtának tekinti. Túltermelés az, hogy valamiből túl sokat gyártunk, túl nagy a tervezett kapacitásunk, emiatt nagy a nyomás a termelésen, hogy ezeket a kapacitásokat kihasználjuk, akár van megrendelés, akár nincs. A túltermelésnek az is a velejárója, hogy a termelt árucikkekben áll a pénzünk. A gyártásba beleöltük az alapanyagot, a legyártásához szükséges munkaórákat, a tervezéséhez szükséges időt, a késztermék foglalja a helyet a raktárban és felügyelni kell rá, és a végén lehet, hogy nem is tudjuk eladni, mert megromlik, kimegy a divatból, túl drága ahhoz, hogy megvegyék, vagy telítődik vele a piac.

Gyártani tehát csak azt szabad, amire van megrendelés, igény.

A készletezés szorosan összefügg a túltermeléssel, mert egyrészt a túltermelt árucikkek mint készlet állnak a raktárban, azonkívül már a (túl)termelés előtt be kellett szereznünk az alapanyagokat, gépeket, alkatrészeket, amiket szintén tárolni kellett. A "sima" és a folyamatközi készlet nagysága több okból okoz gondot. Az egyik, hogy elfedi a problémákat, hiszen a vezetők azt gondolhatják, hogy ha van felhalmozott készlet, akkor a menet közben felmerülő problémákkal nem is kell foglalkozni, vagy megoldásukat el lehet odázni. Ugyanakkor a készlet magas szintje azt a téves képzetet is keltheti, hogy a termékre van megrendelés, hiszen biztosan nem állna halomban az alapanyag az üzemben, ha nem kellene senkinek a késztermék, ugye? Így fordulhat elő, hogy bár a termelés pörög, a gyár mégis tönkremegy. A lean azt tartja, hogy a készleteket minél alacsonyabb szinten kell tartani, de természetesen nem lehet nullára redukálni, mert akkor úgy járunk, mint a magyar egészségügy.

A készletezési és a túltermelési problémákra a JIT-tel és a húzórendszerrel válaszol a lean. A JIT a Just In Time rövidítése, ami „éppen időben” való szállítást, gyártást jelent. Azaz a terméket akkor gyártjuk le, amikor arra megrendelés van, nem előbb, és nem később. Sajnos, előfordul, hogy a JIT-et összekeverik az utolsó pillanatbani gyártással, szállítással. Például az, hogy a hivatalokban a hivatalnokoknak rendelkezésére áll 30 nap, míg ügyünket elintézhetik, nem azt jelenti, hogy a 30. napon szabad csak az adott üggyel foglalkozniuk. A húzórendszer pedig a túltermelésből adódó toló rendszer ellentéte. A toló rendszerben a cég csak gyártja, gyártja a terméket, és várja, hogy a vásárlók megvegyék. Marketingkampányokat, játékokat indít, hogy az árukészletét mindenáron eladhassa, azaz mintegy rátukmálja, rátolja a vásárlóra. A húzórendszerben viszont a vevő az, aki bekopogtat a céghez egy megrendeléssel, és csak ha a megrendelés beérkezik, akkor gyártják le az adott terméket. Persze ez nem azt jelenti, hogy nem kell marketingezni, kampányolni, hanem csupán azt, hogy nem utólag, a legyártás után próbálom eladni a terméket, sokszor nyomott áron, hanem csak akkor gyártom le, ha eladtam (kis sarkítással).

Hogyan lehet a túltermelést, készletezési problémákat, a JIT-et és a húzórendszert az irodában, a szolgáltatásban és a háztartásban értelmezni?

A túltermelés az irodában is könnyen megfogható, irodán értve a „hagyományos” irodai munkaköröket: igazgató, menedzser, titkárnő, adminisztrátor, könyvelő, bérszámfejtő, marketinges, stb. Túltermelés itt mindaz, ami felesleges tevékenység is egyben: másolatok tömkelege, felesleges emailek küldözgetése, cél nélküli jelentések, kimutatások elkészíttetése és elkészítése. Túltermelés az is, ha túl korán készítünk el valamit, hiszen az utasítások változhatnak közben, így az egész munkánkat újra kezdhetjük. A szolgáltatások terén nem ilyen egyértelmű a helyzet. Vannak olyan szolgáltatások, ahol a túltermelés lehetetlen. Ilyen például a fodrászat. Vendég nélkül nem lehet hajat vágni. Hajat vágni csak akkor kell, ha a vendég jön vágatni, azaz a hajvágást, mint terméket kihúzza a rendszerből. Van olyan szolgáltatás is, ahol látszólag lehetetlen a túltermelés, ilyen például a gyógyászat. Úgy tűnhet, orvoshoz csak akkor megyünk, ha betegek vagyunk, vagyis „előre” nem tudnak bennünket meggyógyítani. Azonban az emberek nem ennyire racionálisak. Sok köztük a hipochonder, aki akkor is orvoshoz fordul, ha csak képzeli a betegségét, és az orvosokkal is előfordul, hogy a szükségesnél több vizsgálatot, gyógykezelést írnak elő, esetleg megismételtetnek vizsgálatokat (nem a kontroll vizsgálatra gondolok).

A háztartásban a túltermelés mint olyan igen nehezen értelmezhető. Hiszen mit termelünk, mit gyártunk egy háztartásban? Tisztaságot? Rendet? Meghitt otthont? Boldogságot? Persze ismerünk mániákus takarítókat, akiknél a házipapucsra is védőhuzatot kell húzni, és a fotelt kímélni kell, ezért egyrészt le van takarva, másrészt csak a szélére szabad ülni, vagy nagymamákat, akiknél mindig van néhány tepsi sütemény, és néhány fazéknyi étel készenlétben, akár van vendég, akár nincs. A túltermelés itt inkább felesleges készletek felhalmozásában érhető tetten.

A készletezés az irodában is jelen van: rengeteg papírt, irodai eszközt tárolunk, tollat, filcet, gémkapcsot, irattartókat, és évente egyszer szinte már muszáj új tűzőgépet és soha nem használt vonalzót is rendelni. Felesleges készlet az is, ha iratokat tárolunk akkor, ha az adott iratra nincs is szükség, vagy ha félreértelmezzük egyes szabványok rendelkezéseit. Az ISO szabványokat elég sokszor félreértik, mivel úgy gondolják, hogy az ISO lényege az adminisztráció fokozása, az iratok gyűjtögetése „bizonyítékként” a rendszer működésére. Valahol egy cikkhez írt hozzászólásban olvastam, hogy a hozzászóló arra panaszkodott, hogy „a barom ISO” miatt kell egy bizonyos iratot 5 évig megőrizniük, pedig azelőtt elég volt fél évig őrizni. Szerintem itt két eset lehetséges: vagy a fél év volt kevés (mondjuk jogszabályi előírás miatt, vagy mert a vásárlók még 5 év múlva is reklamálhattak) és akkor a cég hibázott, vagy az ISO bevezetői hibáztak amikor azt mondták, hogy az iratot mindenképpen 5 évig kell őrizni akkor is, ha legkésőbb fél év múlva érkezhet csak panasz a termékre. Nem tudjuk, mi volt az indok, de gyanítom, hogy az utóbbi eset forog fenn, ha a hozzászóló ennyire kikelt magából. Amúgy is úgy gondolom, hogy túl sokszor ragaszkodunk a kerek számokhoz (3 év, 5 év, 10 év) iratmegőrzési időként, olyankor is, amikor semmilyen racionális indok nincs rá, csak a megszokás.

A folyamatközi készlet, ha lehet még nagyobb gond irodában, mint a termelésben. Kinek ne lett volna tapasztalata a földhivatalban, hogy évekkel ezelőtti adásvételek még nincsenek átvezetve a tulajdoni lapra? A folyamatközi készlet oka lehet kapacitáshiány (bár ez a közszférában nehezen elképzelhető), és egyébként is ritka az irodákban, de inkább a folyamatok és felelősségek szétaprózódása, tagoltsága az oka, és persze az információhiány vagy az információ nem megfelelő áramlása. De oka még a felesleges tevékenységek tömkelege, például minden részlegnél engedélyezni kell a feladat átadását a másik részlegnek. Oka még a folyamatok kevésbé szervezettsége vagy szervezetlensége, és a folyamatban dolgozók egyéni szervező- és priorizálóképessége. Általában véve az irodában a hatékonyság sokkal nagyobb mértékben múlik az egyes dolgozók egyéni hatékonyságán, mint a termelésben. A hatékonyság személyről személyre való eltérése pedig igen nagy ingadozásokat képes okozni a folyamatközi készletek nagyságában. Mindenki ismer olyan kollégát, akire mindig várni kell, ugye?

A szolgáltatásban a készlet lehet maga az ügyfél. Fodrászatban várni kell, míg sorra kerülsz, mert két hétre előre foglalt minden időpont? Az ügyfélszolgálaton várni kell, mert sok az ügyfél és kevés az ügyintéző? Az egészségügyet meg sem említem… Ezek kapacitásproblémákat jeleznek (kevés ügyintéző, kevés orvos, kevés műszer). De természetesen lehet folyamatszervezési, hatékonysági probléma is (lassú fodrász, lassú ügyintéző, lassú számítógépes rendszer, túl sok bürokrácia).

A háztartásban a készlet többnyire a felhalmozott tárgyak képében jelenik meg, különös tekintettel az élelmiszerekre, tisztítószerekre, higiéniás cikkekre, ruházatra. A krónikus vásárlásban szenvedők jól ismerik azt az érzést, hogy már nincs hová tenni a vásárolt holmit. Az is mindennapos, hogy valami akciós, ezért jó sokat bevásárolunk belőle akkor is, ha esetleg 1 csomag akár hónapokra is elég, és ezért felesleges belőle 4-5 csomaggal venni. A mai világban, amikor a pénz és a bérek értéktelenedése és az árak felfelé kúszása miatt spórolni kell, luxus a pénzünket nagy mennyiségű áru vásárlásába fektetni, főleg ha az az áru romlandó. Közben az is előfordulhat, hogy a villanyszámlát nem tudjuk kifizetni, mert a pénzünket kristálycukorba fektettük attól félve, hogy felmegy az ára… A termelésben használt kistételes gyártás helyett a háztartásban inkább a kis(ebb)tételes vásárlást kellene preferálni.

Ugyanakkor van egy igen érdekes készlet a háztartásban, ami szintén hajlamos a felhalmozódásra: a házimunka és az elintézendő ügyek készlete. Erre segítség lehet az 5S, főleg ha az 5. lépésre, a fenntartásra koncentrálunk, de segíthet az előző posztomban leírt otthoni tevékenységtábla – nem csak gyerekeknek, nem beszélve egy jó határidőnaplóról. Te hogyan tartod a házimunka és az egyéb házi teendők, elintéznivalók készletszintjét alacsonyan? (Férfiaktól nem fogadom el azt a választ, hogy "az asszony intézi". :)

A kaizenpro.hu oldalról már letölthető a Lean Szótár 3. kiadása, amiben több új fogalom magyarázata is helyet kapott. Az egyik ilyen a tevékenységtábla, ami egy olyan tábla, amin minden folyamatban résztvevő személy nyomon követheti a teendőket, azok állását, elrendelésük okát, a tervezett tevékenységeket, az ütemtervet stb.

Mint sok lean elemet, a tevékenységtáblát is remekül lehet használni otthon, a hétköznapokban, persze egyszerűsített változatban. Az egyik legfontosabb terület, ahol alkalmazni lehet, a gyerekek rendre nevelése. Nekem az a véleményem, hogy az, hogy például az 5S olyan nagy sikert és rácsodálkozást ért el a cégek és dolgozóik körében, javarészt annak köszönhető, hogy az emberek nincsenek rászoktatva már kis koruktól arra, hogy minden holminknak meg kell találni a helyét, ahol azt tartjuk és használat után oda kell visszatenni. Anyu mindent megcsinál helyettünk. Különösen tetten érhető ez a férfiaknál, akik pláne nincsenek hozzászoktatva a házimunkához. Egyszóval emiatt az ötcsillagos mamahotel-ellátás miatt is van az, hogy a rendrakást, szaknyelven az 5S-t, valami hatalmas hókuszpókuszként lehet és kell eladni a – javarészt férfi – menedzsereknek.

Véleményem szerint egy jövendő dolgozó sokkal hamarabb és jobb eredménnyel (és kisebb ellenállással) fogja elsajátítani a munkahelyén a lean technikákat, ha azokra már kicsi kora óta szoktatva van. A leanre is nevelni kell az embereket.

Visszatérve a tevékenységtáblára, külföldön számos honlap működik, amik arról szólnak, hogyan tanítsuk meg a gyerekeket a szervezés művészetére, és hogyan szervezzük meg mi, mint szülők a gyerek életterét. Ennek egyik eleme az úgynevezett chore table, azaz a napi elvégzendő feladatok táblája, amit már egészen kicsi kortól lehet használni. Élelmes honlapokon keresztül készen is kapható ezerféle változatban, de egy ügyes kezű kreatív anyuka-apuka maga is elkészítheti.

A tábla lényege, hogy rajta kiírjuk, egészen kicsiknek képekkel jelöljük, milyen feladatokat kell aznap elvégezniük: levinni a szemetet, megírni a leckét, elpakolni a játékokat, berakni a szennyestartóba a koszos ruhát, fogat mosni, stb. Minél kisebbek a gyerekek, annál kevesebb feladat szerepel a táblán, ahogy nőnek, a feladatok mennyisége úgy nő. Ha szükséges, nem csak a gyerekek, de akár az egész család számára készíthető egy nagy közös tábla.

Ezen az angol nyelvű oldalon egy lehetséges listát találsz azokról a feladatokról, amiket bizonyos életkorokban egy gyerekkel el lehet végeztetni, a fenti képen pedig egy chore table látható, mágnestábla változatban, ahol a tábla felső részén vannak az elvégzendő, alsó részén a már elvégzett feladatok. Mágnestábláról lévén szó, a feladatokat jelképező képecskék áthúzhatók egyik sorból a másikba.

Ha pedig a gyerekek már kinőttek abból a korból, hogy képekkel lehetne irányítani őket, akkor jöhetnek a felnőttes tevékenységtáblák, úgymint todo-listák, naptárak, határidőnaplók.

Lehet, sőt biztos, hogy van, aki azt mondja, hogy a határidőnapló az nem tevékenységtábla, nem csak azért, mert nem tábla, hanem mert kicsit másra való. Nem való másra, csak másképp kell használni, de az elv ami mentén, és a cél, amire használjuk, az ugyanaz. Ha többet akarsz megtudni a chore table-ökről, csak keress rá a Google-ban és szemezgess az ezer és millió találat között!

És végül még egy kép, csak a példa kedvéért:

 A két kép a busyfamilyhelpers.com és az old.eduguide.com honlapokról valók.

Azt olvasom a Napi kínai mantrában, hogy a Kakas jegyűeknek ma ezt kellene ismételgetniük a pozitív gondolkodás jegyében:

"A változás jó, a változás szórakoztat"

Lehet, hogy - mint annyi mindenben - a lean filozófia terjesztésében is azt a marketingstratégiát kellene követni, miszerint a lean (a változás) szórakoztató, a lean (a változás) élmény?

Ha élményfürdő lehet, akkor élménylean miért ne lehetne?

:)

De addig is, míg az élményleant fel nem találja valaki, ismételgessétek a fenti mantrát, ártani biztos nem árt.

Minden szállítás mozgás, de nem minden mozgás szállítás. Ezért is tárgyalom egy posztban a mozgási és a szállítási veszteséget, bár a klasszikus veszteség-bekategorizálás külön veszi a kettőt.

A szállítás, mint veszteség könnyen érthető és belátható: a banánt, az ananászt, bármely déligyümölcsöt el kell szállítani délről oda, ahol azt fogyasztani fogják, például Magyarországra. A szállítás közben sok minden történhet a gyümölccsel, összetörhet, megromolhat, és ezek már kézzelfogható veszteségek. Az előbbi ellen gondos csomagolással (ami feleslegesen terheli a környezetet), az utóbbi ellen azzal lehet védekezni, hogy a gyümölcsöt még azelőtt szedik le, hogy beérne. Kis szerencsével, mire ideér hozzánk beérik, vagy nem. További veszteség maga a szállítás során bekövetkezett környezetszennyezés, a várakozás, amíg ideér, és a szállítás egyéb költségei: jármű, üzemanyag, személyzet.

De nem csak a készterméket kell szállítani, hanem néha a gyártandó termék alapanyagai, félkésztermékek is nagyobb utat tesznek meg a gyártás egyes fázisai között. A magyarul is megjelent Lean szemlélet c. könyvben volt erre igen jó példa a kólás dobozok gyártási útvonala, amelynek során az Ausztráliában kibányászott anyagot Svédországba kellett szállítani a hengerműbe ahelyett, hogy helyben hengerelték volna. Bármilyen olcsó is a svéd hengermű, a szállítás nem olcsó: hajó kell hozzá és ahhoz személyzet. A hajóhoz ugyanúgy üzemanyag kell és személyzet, mint a gyümölcsök szállítása esetén. Ráadásul a hajózás, mint olyan, igen sok időbe telik, így a kólás dobozok gyártásakor az erre fordítandó idővel mindenképpen számolni kell a gyártás megtervezésekor, ezzel szinte lehetetlenné téve a rugalmas, kistételes gyártást.

Kisebb méretekben is jelen van a szállítási veszteség. Akár üzemen belül is előfordulhat, hogy az egyik üzemegységből a másikba kell vinni a félkész terméket, vagy akár csak az üzem épületének egyik sarkából a másikba, amihez idő, személyzet és szállítóeszköz kell, például targonca. Ma még igen gyakori, hogy a folyamatközpontú elrendezés helyett részlegekre és feladattípusokra bontják a folyamatokat, így kerülnek egymástól távol a fröccsöntő és festőgépek, vagy az alkatrészgyártó- és összeszerelő sorok.

Az irodában és a szolgáltatások világában kicsit nehezebb értelmezni a szállítási veszteséget, talán mert a bennük dolgozók megszokták, hogy folyton mozognak. Az irodában ugyanis a „szállítás” és a „mozgás” főként papírok mozgatását jelenti: be kell vinni a főnöknek az aláírandókat, el kell menni a másolóhoz másolni, az iktatóból szét kell hordani a postát, és – főleg régebben, a számítógépek elterjedése előtt, de sok helyen még ma is – a meetingek jegyzőkönyveit ki kell osztani a résztvevőknek, de megemlíthetjük itt a havonként ismétlődő bérjegyzék- és ételutalvány-kiosztást is. Az irodákban a felesleges tevékenységek különösen sok szállítási-mozgási veszteséget generálnak, mivel az irodai felesleges tevékenységek nagy része a felesleges aláírások bekéréséből, felesleges iratok, másolatok elkészítéséből és szétosztásából, iktatásából áll.

A fizikailag is látható szállítások és mozgások mellett igen jelentős, és egyre jelentősebb a virtuális szállítás és mozgás, azaz az emailek, fájlok szakadatlan áramlása egyik munkatárs számítógépéről a másikéig. Azért, mert ezek látszólag nem vesznek időt igénybe, attól még sokszor feleslegesek.

Szolgáltatások esetén szállítási veszteség szenvedő alanya lehet a pincér, akinek egyedül kell kiszolgálnia egy nagy alapterületű éttermet, a gyorséttermi eladó, aki a sültkrumplitól legmesszebb lévő kasszánál dolgozik (vele együtt az ő vásárlói, és a pincér vendégei is vesztesek). Szállodában egy rossz helyen lévő mosoda, törölköző- és ágyneműraktár okozhat szállítási veszteséget, többek között.

A szállítási veszteség a vevő oldalán mint várakozás (az első posztomban utaltam rá, hogy a vevő felé majdnem minden veszteség várakozásként csapódik le), már nem megfelelő minőség (a gyümölcs, amikor útra kelt, még jó volt), okozhat és okoz is gondot.

A szállítástól külön vett mozgási veszteség már sokkal kevésbé kézzelfogható, nemhogy az irodában, de még a termelésben is. Ennek a kiküszöbölése azért is probléma, mert a kevés mozgás olybá tűnhet, mintha a munkatárs kevesebbet dolgozna, mint szükséges, magyarul lazsál. Pedig a munkatársnak pontosan annyit kell mozognia, amennyi a feladat végrehajtásához szükséges, se többet, se kevesebbet. Sokan a „munkát” mint olyat úgy értelmezik, hogy az csak fizikai jellegű lehet. Látszódnia kell a munkának, a munkavégzésnek, különben lustának bélyegzik a munkatársat. Pedig attól, hogy valaki munkája végzése közben többet hajlong, forog, nyújtózik, arrébb rak valamit, még nem biztos, hogy többet dolgozik. Munkájának a végeredménye ugyanaz, mint azé, aki kevesebb mozgással oldja meg ugyanazt. A különbség csupán annyi, hogy hamarabb elfárad, ezáltal a teljesítménye csökken, az pedig már szemmellátható veszteség és a felesleges mozgások miatt esetleg más feladatokra sem jut ideje, munkájával elmarad.

A felesleges mozgások közé soroljuk tehát azokat a mozdulatokat, amik a folyamat adott lépésének az elvégzéséhez nem feltétlenül szükségesek: hajlongás, forgás, leguggolás, fölfelé vagy oldalirányban nyújtózás, levenni valamit valahonnan, felrakni valamit valahová, egyik kézből átrakni valamit a másik kézbe, kézben forgatni valamit, stb.

Ezek egy része kifejezetten káros az egészségre, például a guggolás, főleg huzamosabb ideig. Talán olvastad egyik előző posztomat a lean konyháról, ahol a konyhaszakértők szerint kifejezetten ellenjavalt a hagyományos konyhaszekrény, aminek az alsó részében, polcon tároljuk az edényeket, mert az sok guggolással, vagy igen mélyre hajlással jár. Vannak mozdulatok, amik bár nem károsak, vagy nem tűnnek annak, de kiküszöbölésükkel idő takarítható meg, mely idő alatt még egy termék legyártható. A gyártócellákat is azért tervezik gyakran úgy, hogy bennük az anyag az óramutató járásával ellentétes irányba áramoljon, hogy a cellában való körbesétáláskor az általában jobb kezes emberek a jobb kezükkel, ami így közelebb van a gépekhez, hatékonyabban, kevesebb forgolódással és nyújtózkodással legyenek képesek kezelni azokat. A felesleges mozgások elhagyásának az a jótékony hatása is meg van, hogy ha ugyanannyi idő alatt több terméket tudunk legyártani, azokat is gördülékeny, sima mozdulatokkal, az egész termelésünk felpörgetettebbnek, gyorsabbnak, dinamikusabbnak fog látszani, így azok az emberek is, akik azt vallják, hogy a munkavégzésnek látszódnia kell, boldogok lesznek.

Az irodában sokkal nehezebb megfogni a felesleges mozgásokat, bár nem lehetetlen. Az irodai berendezések, bútorok általában nem kedveznek ennek a veszteségfajtának az elkerüléséhez. Vezetők esetén a presztízs előbbre való, mint a praktikum, beosztottaknál gátat szab az irodák területe, a munkájuk eltérő volta, ámde az ezek ennek ellenére egységes bútorzat, a munkavégzés nehezen standardizálhatósága, és az a vezetői hozzáállás, amiről fentebb már írtam, hogy a munkavégzésnek látszódnia kell. Ha valaki „csak úgy” ül az asztalánál, és látszólag nem csinál semmit, csak egyszer-egyszer könyökből kinyúl egy iratért, mappáért, tűzőgépért, az messziről nézve kevésbé tűnik produktívnak, mint az, aki percenként feláll, hogy a három méterre lévő szekrényből elővegyen valami fontosat, amit akár az asztala fölötti polcon is tarthatna. Nem beszélve arról, aki mellett ott a nyomtató, míg más egy közösen használt nyomtatóhoz szaladgál percenként. Ki tűnik tevékenyebb dolgozónak?

Közrejátszik még a mozgási veszteség nehezen leküzdhetőségében az a tény is, hogy az íróasztalt az ott dolgozó a saját várának tekinti, nehezen viseli, ha valaki beleszól, hol tartsa a tűzőgépét, hány toll legyen a tartóban, a mappákat álló vagy vízszintes helyzetben tartsa-e, stb. Pedig többen is megállapították már, és a józan és is azt súgja, hogy a leggyakrabban használt tárgyakat, iratokat kell a legközelebb tartani, egy kb. 30-50 cm sugarú körben, a kevésbé használatos tárgyak, iratok a következő kb. 50 cm-1 m sugarú körben legyenek, és az összes többi dolog lehet ennél távolabb. A távolság ráadásul csak az egyik faktor, figyelni kell a magasságra is: ne a legmagasabb szekrény legtetejére tegyük a fénymásolópapírt és a nyomtatópatronokat, mert valahányszor kelleni fog, annyiszor kell székre állni miatta, ami egyébként is balesetveszélyes.

Mozgási veszteség az is, ha egy olyan munkatárs, aki ügyfelekkel dolgozik, az ügyféllel való beszélgetéskor annak szemébe néz, majd a számítógépen való munkához derékban elfordul, mert a monitor az ügyfélpultra merőlegesen van beállítva akár helyhiány, akár lakberendezői, irodaberendezői elképzelések miatt. Azaz a mozgási veszteség léte ergonómiai probléma is lehet. Bankokban, ügyfélszolgálatokon igen sokszor találkozhatunk ezzel.

Szolgáltatás esetén is találkozni mozgási veszteséggel. Például nem egyszer láttam olyat, hogy a felvágottpultban a leggyakrabban vásárolt felvágottak vannak legelöl, azaz a vásárlóhoz legközelebb, így az eladónak mindannyiszor mélyen be kell hajolnia a pultba, hogy a gyakran kért 10 dekákat elvegye. Ez azon kívül, hogy egy idő után derékfájást okoz az eladónak, és veszteség időben a vásárlóknak, megnöveli annak az esélyét is, hogy hajszál vagy egyéb nem odavaló dolog hulljon a hátrább lévő felvágottakra.

Azonban vannak jó példák is a mozgási veszteség kiküszöbölésre. Teljesen normális például, hogy a fodrász – például dauerolás vagy festés közben – kis kerekes asztalkára helyezi a kellékeket: csavarót, dauervizet, festéket, amit mindig odébb tol egy lépéssel, ahogy a vendég feje körül forog. Sokkal tovább tartana a „fodrászolás”, ha minden csavaró után vissza kellene lépnie a fodrászasztalhoz, nem beszélve a közben lecsepegő dauervízről.

Ha tudsz jó (vagy rossz) példákat a szolgáltatási-irodai környezetben lévő szállítási és mozgási veszteségekről és azok kiküszöböléséről, oszd meg velem kommentben!

Vannak, akikre felnézünk és akiktől szívesen tanulunk, mert tudjuk, hogy szakértők. De az igazi mesterek ritkák, és hozzájuk még a szakértők is csak tanulni járnak.

Ha a felesleges mozgás nevű veszteségfajta kiküszöböléséről van szó, akkor ilyen igazi mester csak egy van: Garfield.

Forrás: hungarfield.freeblog.hu/

Holden arról írt a minap, hogy annak ellenére, hogy a szocializmussal véget ért a hiánygazdaság, mégis mintha egyre több hiány lenne mindenből, minden téren. Nincs elég igazi szolgáltatás/termék, nincs elég információ, nincs elég hely, nincs elég adat, nincs elég pénz, ember, paripa.

Holden azt is mondja, hogy ez őt meglepi, mert azt hitte, hogy a kapitalizmus az olyan jó kis dolog. Szerintem rosszul hiszi. Már a kapitalizmus alapfeltevése, legalábbis az, amit ma hangoztatnak, hogy ti. a gazdaság létéhez, prosperálásához szükség van az ún. "fenntartható fejlődésre", hibás. Ugyanis a fejlődést csak mennyiségben méri, és nem minőségben, élhetőségben, boldogságban, egészségben, "élet értelmében".

Márpedig akármekkora is a Föld, akármekkora a víztartalék, a kőolajtartalék, a levegőtartalék, az akármilyentartalék, előbb-utóbb elfogy. No, akkor lesz majd csak hiány. És akkor lesz majd csak igazi igény a leanre. De félek, hogy akkor már késő lesz. Meg különben is, egyszerűbb lesz majd háborúzni. Meg többet is hoz a konyhára. Egyeseknek legalábbis.

Milyen jó, hogy én ezt már nem érem meg... Nem érem meg? Remélem, hogy nem...

Hát ezért is próbálom már most terjeszteni a lean szemléletet.

A kommunikációs veszteség nem tartozik bele Ohno eredeti 7 veszteségébe, én azonban úgy vélem, és főleg azon a területen, ami engem érdekel, történetesen a szolgáltatások,  irodák és az ügyfelekkel való közvetlen kapcsolattartás világában, hogy ez az egyik legrosszabb, legkárosabb veszteségtípus. Míg a várakozásban és a felesleges tevékenységekben az a rossz, ha túl sok van belőlük, a kommunikációs veszteségről beszélve az is probléma, ha túl kevés információ áll rendelkezésre, ha akadozik a kommunikáció. Ez az a terület, ami esetében leginkább Just In Time-nak kell lenni: a kellő időben a kellő mennyiségű és minőségű információt kell biztosítani a felhasználó számára. Sajnos sok esetben ez nem igazán sikerül.

Túl kevés információ. Legtöbbször ennek vagyunk áldozatai, főleg szolgáltatások esetében. Orvosnál nem tájékoztatnak minket megfelelően a betegségünkről; bankban a lényeget az apróbetűben rejtik el, azt is hivatali, jogi bikkfanyelven, de még az ügyintéző sem mondja el pár szóban a lényeget, nincs is rá idő; hivatalban elfelejtenek bekérni egy-két fontos iratot, nem tájékoztatnak megfelelően a ránk vonatkozó jogszabályokról. Nem beszélve arról, ha valaki vélt vagy valós hatalmának, tekintélyének megőrzése, megvédése érdekében szándékosan tart vissza információt. Hányszor volt olyan érzésed életed során, hogy „ó, ha ezt tudtam volna, másképp döntök!”?

Túl sok információ. A túl sok az lényegében érdektelen. Túl sok az információ abban az esetben, ha olyan adatokat, tudnivalókat is megkapsz, amire semmi szükséged. Banki szerződések tíz és tíz oldalai feleslegesek, mert a lényeg néhány mondatban elmondható (lenne). Túl sok az információ a napi hírekben, amikor részletekbe menően tájékoztatnak arról, hogy hányan haltak meg egy buszbalesetben valahol a világvégén egy nevenincs város közelében, számunkra ez érdektelen. Túl sok az információ akkor, ha két-három helyről megkapod ugyanazt az emailt, mert a továbbküldő nem veszi észre, hogy te is benne vagy a címzettek körében. Ez jellemzően akkor fordul elő, ha túl sok a címzett. (Megjegyzés: jó az, ha valami 20-30 emberre, osztályra is tartozik ugyanannál a cégnél? Nincsenek ott túlságosan elaprózva a folyamatok, feladatok?) Túl sok, felesleges információval találkozunk céges honlapokon (főleg kis cégeknél), ahol a termék, szolgáltatás leírása, elérhetősége, ára helyett azzal fogadnak minket, hogy mikor alakult a cég. Mit szólnál hozzá, ha az akciós Tesco-s újságban az akciók helyett azzal szórakoztatnának minket, hogy mekkora volt a cég tavalyi forgalma? Rohannál-e csirkefarhátat venni?

Félrevezető információ. Ez néha szándékos, néha nem. Az információval való szándékos megtévesztés, csalás, károkozás nem a lean hatásköre, hanem a jogé. De a megtévesztő információk java része nem szándékos, inkább hanyagság, érdektelenség, „nem tudja a jobb kéz, mit csinál a bal” következménye. Amikor a bankban, szolgáltatónál az egyik ügyintéző ezt mondja, a másik azt, akkor biztosak lehetünk benne, hogy valami zavar van a rendszerben. Hiányos az oktatás? Elakad az információ menet közben? Egymást átfedő hatáskörök miatt keringenek eltérő adatok, információk a rendszerben? Remek terep ez az 5 miért? módszer alkalmazásához.

Emberi kapcsolatok. Nagyon sok múlik az emberi kapcsolatokon az információ továbbításakor. Julival jóban vagy, de Marival nem. Kinek adsz át több infót? Egy olyan vezető, aki félti állását, pozícióját, esetleg éppen feltörekvő leendő-utódjától, az akár önkéntelenül is visszatarthat információkat. Osztályok közötti (akár „ősidőkbe” nyúló) vetélkedések, irigység is gátat szabhatnak az információ megfelelő terjedésének. Nem beszélve az osztályok, részlegek, leányvállalatok közötti összvállalati szinten kikényszerített vetélkedésről, amikor egy-egy részleg csak a másik kárára tud terjeszkedni, növekedni, erőforráshoz jutni.

Hardver, szoftver. Nincs tökéletes rendszer. Minden rendszer olyan, amilyenre megépítik. Nem várhatjuk el a szoftverünktől, hogy olyan adatot szolgáltasson, amit előzőleg nem tápláltak be, vagy aminek a kiszámolására nem írtak algoritmust. Nagyon pontosan kell ismerni a folyamatot, tudni kell, hogy mit akarunk tudni ahhoz, hogy azokat az adatokat kapjuk meg, amire szükségünk van. Ezt nem az informatikusok mondják meg, akik „leprogramozzák” a szoftvert, hanem a felhasználók. Felhasználóból is jó minél többet bevonni, mert az adott szoftvernél és hardvernél is fontos – a programon túl – annak használhatósága, ergonómiája. Minél bonyolultabb kezelni, bevinni adatot, annál nagyobb a hibák előfordulásának a lehetősége. A rendszereket össze kell kötni, amennyire csak lehet, hogy ne kelljen ugyanazt az adatot kétszer vagy többször bevinni. Máig emlékezetes számomra az az eset, amikor a bankomban bejelentettem az új postázási címemet. Legalábbis én azt hittem. De kiderült, amikor bizonyos leveleim még a régi címre mentek, hogy ez nem ilyen egyszerű, mert a folyószámlához, hitelhez, betéthez és minden elképzelhető ügylethez külön cím tartozik, és nekem azt tudnom kellett volna, hogy ezekhez mind külön-külön be kell jelenteni a címet. Szóvá tettem, hogy rossz a rendszer, mert 1. többször viszik fel ugyanazt az adatot, ergo többször hibázhatnak 2. felesleges tevékenység „bűnébe” esnek, mert minek viszik fel több helyre ugyanazt? 3. nem kérdeztek rá, amikor lejelentettem az új címem, hogy minden ügyletemnél meg akarom-e változtatni (kommunikáció hiánya), a szoftver sem figyelmeztette erre az ügyintézőt 4. egyébként is. :) De az ügyintéző lojális volt a bankjához, és szerinte a rendszerük maga a tökély, az ügyfél az, aki … mondjuk így … nem eléggé felkészült a bank belső adatfelviteli rendszeréből és szabályaiból.

A kommunikáció hiánya. Van az úgy, hogy az információ nem sok, nem kevés, hanem nincs. Kaptál már választ állásra való jelentkezésed után? Alig-alig? Volt, hogy megígértek egy visszahívást, és azóta is várod? A „nem adhatunk ki információt” szlogen ismerős? Átlagban mennyit kell várni, amíg egy hivatal, szolgáltató válaszol (ha egyáltalán válaszol)?

Úgy vélem, a kommunikációs veszteség, főleg ami a nulla és a kevés információt/kommunikációt illeti, leginkább a szolgáltatók, hivatalok és az ügyfelek között létező probléma, míg a túl sok információ cégen belül, osztályok és munkatársak között árad, dagad és borít el mindent.

Az információs/kommunikációs veszteséget talán a legnehezebb kiküszöbölni egy folyamatból, mert a nagy része az információnak emberektől ered, emberek közvetítik, a gépek, szoftverek csupán hordozók, nem ők állítják elő az információt (vagy csak nagyon ritkán). Az ember pedig a leginkább „kényes” eleme bármely folyamatnak.

...a végén úgysem úszod meg a seiso-t!

Forrás: sanyiabagoly.blog.hu

Állsz a sorban a hipermarket pénztáránál, és azon töprengsz, mi tart ennyi ideig. Nézegeted az embereket, akik előtted állnak a sorban, figyeled a pénztárost.

Azon gondolsz, az a pacák ott elöl miért a kisméretű dolgokat teszi ki először a szalagra, hogy azokat a bevásárlókocsiba visszatéve már ne találjon ott helyet a nagyobb dolgoknak?

Azon gondolkodsz, az öreg néni miért akkor kezdi el számolgatni, vajon van-e elég pénz nála, amikor már fizetnie kellene?

Azon is gondolkodsz, hogy az a középkorú asszony miért csak akkor kezdi el keresni a pontgyűjtő kártyáját, amikor a pénztáros rákérdez, hogy van-e neki?

És vajon az utána következő vásárló hol tartja a pontgyűjtő kártyáját, ha a pénztáros kérdésére azt feleli: „Most nincs nálam”?

Ha már a pénztárosról van szó: vajon miért csak akkor kérdezi meg a vásárlót, hogy van-e pontgyűjtő kártyája, amikor már fizetni kell?

No és miért várja ölbe tett kézzel, míg az öreg néni előszedi a pénzét, és miért nem csinál addig is valamit? Mondjuk hátralökhetné a többi vásárló felé azt az elválasztót, ami most feldőlve árválkodik az öreg néni után következő vásárló árui előtt. A szalag végén meg nincs elég...

Annak a fiatalembernek pedig, aki bankkártyával és pontgyűjtővel is fel van szerelkezve, vajon miért nem adja vissza rögtön a bankkártyáját, miután már kivette a leolvasóból? Miért szorongatja, (netán miért nézegeti, és olvassa el rajta a nevet és minden feliratot?) addig, míg a leolvasóból kivehetővé válik a pontgyűjtő kártya is?

Vajon miért? Ki tudja? :) De egy biztos, ha valaha is elgondolkodtál már ilyesmiken, amikor sorba álltál egy pénztárnál, akkor sikerrel alkalmaztad a lean Ohno-kör nevű eszközét. Legalábbis ami a megfigyelés részét illeti.

Kár, hogy nem neked, a vásárlónak kellene alkalmaznod, hanem az adott áruház vezetőinek.