Megint egy olyan poszt, amiben két veszteségfajtát érintek egyszerre, a készletezést és a túltermelést. 

Ennek az az oka, hogy azon a területen, ami engem a lean szempontjából a leginkább érdekel, (az irodák, a szolgáltatások és a háztartás) a kettő néha összefügg, vagy a kettő közül valamelyik nem vagy nehezen értelmezhető. Például szinte biztos vagyok benne, hogy a mai magyar egészségügyben a készletezés (túl sok készlet) egyáltalán nem okoz gondot, sőt, inkább az a probléma, hogy nincs készlet semmiből, nincs gyógyszer, kötszer, műszer, néha még személyzet sem.

A túltermelést a lean szakirodalom a legrosszabb veszteségfajtának tekinti. Túltermelés az, hogy valamiből túl sokat gyártunk, túl nagy a tervezett kapacitásunk, emiatt nagy a nyomás a termelésen, hogy ezeket a kapacitásokat kihasználjuk, akár van megrendelés, akár nincs. A túltermelésnek az is a velejárója, hogy a termelt árucikkekben áll a pénzünk. A gyártásba beleöltük az alapanyagot, a legyártásához szükséges munkaórákat, a tervezéséhez szükséges időt, a késztermék foglalja a helyet a raktárban és felügyelni kell rá, és a végén lehet, hogy nem is tudjuk eladni, mert megromlik, kimegy a divatból, túl drága ahhoz, hogy megvegyék, vagy telítődik vele a piac.

Gyártani tehát csak azt szabad, amire van megrendelés, igény.

A készletezés szorosan összefügg a túltermeléssel, mert egyrészt a túltermelt árucikkek mint készlet állnak a raktárban, azonkívül már a (túl)termelés előtt be kellett szereznünk az alapanyagokat, gépeket, alkatrészeket, amiket szintén tárolni kellett. A "sima" és a folyamatközi készlet nagysága több okból okoz gondot. Az egyik, hogy elfedi a problémákat, hiszen a vezetők azt gondolhatják, hogy ha van felhalmozott készlet, akkor a menet közben felmerülő problémákkal nem is kell foglalkozni, vagy megoldásukat el lehet odázni. Ugyanakkor a készlet magas szintje azt a téves képzetet is keltheti, hogy a termékre van megrendelés, hiszen biztosan nem állna halomban az alapanyag az üzemben, ha nem kellene senkinek a késztermék, ugye? Így fordulhat elő, hogy bár a termelés pörög, a gyár mégis tönkremegy. A lean azt tartja, hogy a készleteket minél alacsonyabb szinten kell tartani, de természetesen nem lehet nullára redukálni, mert akkor úgy járunk, mint a magyar egészségügy.

A készletezési és a túltermelési problémákra a JIT-tel és a húzórendszerrel válaszol a lean. A JIT a Just In Time rövidítése, ami „éppen időben” való szállítást, gyártást jelent. Azaz a terméket akkor gyártjuk le, amikor arra megrendelés van, nem előbb, és nem később. Sajnos, előfordul, hogy a JIT-et összekeverik az utolsó pillanatbani gyártással, szállítással. Például az, hogy a hivatalokban a hivatalnokoknak rendelkezésére áll 30 nap, míg ügyünket elintézhetik, nem azt jelenti, hogy a 30. napon szabad csak az adott üggyel foglalkozniuk. A húzórendszer pedig a túltermelésből adódó toló rendszer ellentéte. A toló rendszerben a cég csak gyártja, gyártja a terméket, és várja, hogy a vásárlók megvegyék. Marketingkampányokat, játékokat indít, hogy az árukészletét mindenáron eladhassa, azaz mintegy rátukmálja, rátolja a vásárlóra. A húzórendszerben viszont a vevő az, aki bekopogtat a céghez egy megrendeléssel, és csak ha a megrendelés beérkezik, akkor gyártják le az adott terméket. Persze ez nem azt jelenti, hogy nem kell marketingezni, kampányolni, hanem csupán azt, hogy nem utólag, a legyártás után próbálom eladni a terméket, sokszor nyomott áron, hanem csak akkor gyártom le, ha eladtam (kis sarkítással).

Hogyan lehet a túltermelést, készletezési problémákat, a JIT-et és a húzórendszert az irodában, a szolgáltatásban és a háztartásban értelmezni?

A túltermelés az irodában is könnyen megfogható, irodán értve a „hagyományos” irodai munkaköröket: igazgató, menedzser, titkárnő, adminisztrátor, könyvelő, bérszámfejtő, marketinges, stb. Túltermelés itt mindaz, ami felesleges tevékenység is egyben: másolatok tömkelege, felesleges emailek küldözgetése, cél nélküli jelentések, kimutatások elkészíttetése és elkészítése. Túltermelés az is, ha túl korán készítünk el valamit, hiszen az utasítások változhatnak közben, így az egész munkánkat újra kezdhetjük. A szolgáltatások terén nem ilyen egyértelmű a helyzet. Vannak olyan szolgáltatások, ahol a túltermelés lehetetlen. Ilyen például a fodrászat. Vendég nélkül nem lehet hajat vágni. Hajat vágni csak akkor kell, ha a vendég jön vágatni, azaz a hajvágást, mint terméket kihúzza a rendszerből. Van olyan szolgáltatás is, ahol látszólag lehetetlen a túltermelés, ilyen például a gyógyászat. Úgy tűnhet, orvoshoz csak akkor megyünk, ha betegek vagyunk, vagyis „előre” nem tudnak bennünket meggyógyítani. Azonban az emberek nem ennyire racionálisak. Sok köztük a hipochonder, aki akkor is orvoshoz fordul, ha csak képzeli a betegségét, és az orvosokkal is előfordul, hogy a szükségesnél több vizsgálatot, gyógykezelést írnak elő, esetleg megismételtetnek vizsgálatokat (nem a kontroll vizsgálatra gondolok).

A háztartásban a túltermelés mint olyan igen nehezen értelmezhető. Hiszen mit termelünk, mit gyártunk egy háztartásban? Tisztaságot? Rendet? Meghitt otthont? Boldogságot? Persze ismerünk mániákus takarítókat, akiknél a házipapucsra is védőhuzatot kell húzni, és a fotelt kímélni kell, ezért egyrészt le van takarva, másrészt csak a szélére szabad ülni, vagy nagymamákat, akiknél mindig van néhány tepsi sütemény, és néhány fazéknyi étel készenlétben, akár van vendég, akár nincs. A túltermelés itt inkább felesleges készletek felhalmozásában érhető tetten.

A készletezés az irodában is jelen van: rengeteg papírt, irodai eszközt tárolunk, tollat, filcet, gémkapcsot, irattartókat, és évente egyszer szinte már muszáj új tűzőgépet és soha nem használt vonalzót is rendelni. Felesleges készlet az is, ha iratokat tárolunk akkor, ha az adott iratra nincs is szükség, vagy ha félreértelmezzük egyes szabványok rendelkezéseit. Az ISO szabványokat elég sokszor félreértik, mivel úgy gondolják, hogy az ISO lényege az adminisztráció fokozása, az iratok gyűjtögetése „bizonyítékként” a rendszer működésére. Valahol egy cikkhez írt hozzászólásban olvastam, hogy a hozzászóló arra panaszkodott, hogy „a barom ISO” miatt kell egy bizonyos iratot 5 évig megőrizniük, pedig azelőtt elég volt fél évig őrizni. Szerintem itt két eset lehetséges: vagy a fél év volt kevés (mondjuk jogszabályi előírás miatt, vagy mert a vásárlók még 5 év múlva is reklamálhattak) és akkor a cég hibázott, vagy az ISO bevezetői hibáztak amikor azt mondták, hogy az iratot mindenképpen 5 évig kell őrizni akkor is, ha legkésőbb fél év múlva érkezhet csak panasz a termékre. Nem tudjuk, mi volt az indok, de gyanítom, hogy az utóbbi eset forog fenn, ha a hozzászóló ennyire kikelt magából. Amúgy is úgy gondolom, hogy túl sokszor ragaszkodunk a kerek számokhoz (3 év, 5 év, 10 év) iratmegőrzési időként, olyankor is, amikor semmilyen racionális indok nincs rá, csak a megszokás.

A folyamatközi készlet, ha lehet még nagyobb gond irodában, mint a termelésben. Kinek ne lett volna tapasztalata a földhivatalban, hogy évekkel ezelőtti adásvételek még nincsenek átvezetve a tulajdoni lapra? A folyamatközi készlet oka lehet kapacitáshiány (bár ez a közszférában nehezen elképzelhető), és egyébként is ritka az irodákban, de inkább a folyamatok és felelősségek szétaprózódása, tagoltsága az oka, és persze az információhiány vagy az információ nem megfelelő áramlása. De oka még a felesleges tevékenységek tömkelege, például minden részlegnél engedélyezni kell a feladat átadását a másik részlegnek. Oka még a folyamatok kevésbé szervezettsége vagy szervezetlensége, és a folyamatban dolgozók egyéni szervező- és priorizálóképessége. Általában véve az irodában a hatékonyság sokkal nagyobb mértékben múlik az egyes dolgozók egyéni hatékonyságán, mint a termelésben. A hatékonyság személyről személyre való eltérése pedig igen nagy ingadozásokat képes okozni a folyamatközi készletek nagyságában. Mindenki ismer olyan kollégát, akire mindig várni kell, ugye?

A szolgáltatásban a készlet lehet maga az ügyfél. Fodrászatban várni kell, míg sorra kerülsz, mert két hétre előre foglalt minden időpont? Az ügyfélszolgálaton várni kell, mert sok az ügyfél és kevés az ügyintéző? Az egészségügyet meg sem említem… Ezek kapacitásproblémákat jeleznek (kevés ügyintéző, kevés orvos, kevés műszer). De természetesen lehet folyamatszervezési, hatékonysági probléma is (lassú fodrász, lassú ügyintéző, lassú számítógépes rendszer, túl sok bürokrácia).

A háztartásban a készlet többnyire a felhalmozott tárgyak képében jelenik meg, különös tekintettel az élelmiszerekre, tisztítószerekre, higiéniás cikkekre, ruházatra. A krónikus vásárlásban szenvedők jól ismerik azt az érzést, hogy már nincs hová tenni a vásárolt holmit. Az is mindennapos, hogy valami akciós, ezért jó sokat bevásárolunk belőle akkor is, ha esetleg 1 csomag akár hónapokra is elég, és ezért felesleges belőle 4-5 csomaggal venni. A mai világban, amikor a pénz és a bérek értéktelenedése és az árak felfelé kúszása miatt spórolni kell, luxus a pénzünket nagy mennyiségű áru vásárlásába fektetni, főleg ha az az áru romlandó. Közben az is előfordulhat, hogy a villanyszámlát nem tudjuk kifizetni, mert a pénzünket kristálycukorba fektettük attól félve, hogy felmegy az ára… A termelésben használt kistételes gyártás helyett a háztartásban inkább a kis(ebb)tételes vásárlást kellene preferálni.

Ugyanakkor van egy igen érdekes készlet a háztartásban, ami szintén hajlamos a felhalmozódásra: a házimunka és az elintézendő ügyek készlete. Erre segítség lehet az 5S, főleg ha az 5. lépésre, a fenntartásra koncentrálunk, de segíthet az előző posztomban leírt otthoni tevékenységtábla – nem csak gyerekeknek, nem beszélve egy jó határidőnaplóról. Te hogyan tartod a házimunka és az egyéb házi teendők, elintéznivalók készletszintjét alacsonyan? (Férfiaktól nem fogadom el azt a választ, hogy "az asszony intézi". :)